Comprendre les statuts et les refus MediData
Lisez le statut d’une facture, la réponse de l’assureur et le motif d’un refus, puis choisissez la bonne action.
Dernière vérification :
Une facture passe de Ouverte à Envoyée, puis à Payée quand un paiement est enregistré. Si l’assureur ou MediData la refuse, elle passe en Rejetée à traiter. Les réponses de l’assureur s’affichent sur la facture concernée, dans son Historique. Le statut Envoyée confirme la transmission. Il ne confirme ni l’acceptation ni le paiement.
Prérequis
- être administrateur du cabinet : le menu Facturation est réservé aux administrateurs ;
- connaître le numéro de la facture ou le nom du patient.
Les statuts d’une facture
Le refus peut venir de l’assureur ou de MediData. Une facture peut aussi être Annulée depuis la plupart des statuts : ce statut est définitif.
| Statut affiché | Ce que cela signifie | Onglet de Facturation | Votre action |
|---|---|---|---|
| Ouverte | La facture est préparée mais pas encore envoyée. Elle reste modifiable. Dans la liste À traiter, elle est marquée Brouillon. | À traiter | Contrôler, puis envoyer. |
| Envoyée | La facture est partie (MediData, e-mail ou impression). Elle n’est plus modifiable. | En attente | Attendre la réponse de l’assureur ou le paiement. |
| Envoyée · En retard | La facture est envoyée depuis plus de 30 jours et aucun paiement n’est enregistré. | En attente | Contrôler la banque, puis relancer si besoin. |
| Rejetée à traiter | L’assureur ou MediData a refusé la facture. | Rejetées | Lire le motif, corriger, renvoyer. |
| Rejetée traitée | Le refus a été réglé et marqué comme tel à la main. | Historique | Aucune. |
| Payée | Un paiement couvre la facture. | Payées | Aucune. |
| Annulée | La facture a été annulée dans Docti. Ce statut est définitif. | Historique | Aucune. |
L’onglet Historique regroupe toutes les factures, quel que soit leur statut.
Ce que fait Docti quand l’assureur répond
Docti relève les réponses MediData et les rattache à la facture concernée.
| Réponse reçue | Effet sur la facture |
|---|---|
| L’assureur accepte la facture | Le statut reste Envoyée. Le paiement arrivera par la banque. |
| L’assureur refuse la facture | Le statut passe à Rejetée à traiter. Les administrateurs du cabinet reçoivent une notification. |
| L’assureur refuse un doublon | Le statut reste Envoyée. L’historique indique Doublon refusé par l’assureur : la facture d’origine reste valable. |
| Une réponse date d’avant le dernier envoi | Elle s’affiche dans l’historique. Le statut ne change pas. |
| La facture est déjà Payée, Annulée ou Rejetée traitée | Le statut ne change plus. Le paiement bancaire fait foi. |
Sur une facture Envoyée, le bouton Vérifier la réponse assureur lance une vérification immédiate.
Traiter une facture « Rejetée à traiter »
Lisez le bandeau rouge Facture rejetée par l’assureur (ou Facture rejetée par MediData) en haut de la facture. Quand MediData a transmis le détail, il indique la Date d’envoi, la Date de rejet, la Référence MediData et le Motif de refus.
Si le bouton Réponse assurance est présent, cliquez dessus pour lire la réponse complète.
Si le bandeau ne montre que Demander l’aide Docti, le motif n’est pas disponible dans Docti. Cliquez sur ce bouton : l’équipe Docti reçoit la demande et vous aide à trouver la cause avant le renvoi.
Corrigez la cause à sa source : la fiche patient, la prescription ou la facture.
Si la facture ne doit pas être renvoyée, changez son statut en Rejetée traitée ou annulez-la. Voir Corriger ou annuler une facture.
Résultat attendu
La facture renvoyée repasse en Envoyée. Son Historique garde la trace de chaque envoi, de chaque réponse et de son auteur.
Si l’envoi est refusé avant de partir
Docti peut bloquer l’envoi avant la transmission. Le message s’affiche dans la fenêtre Envoyer la facture.
| Message | Que faire |
|---|---|
| La facture contient une séance à venir | Retirez la séance de la facture ou envoyez la facture après cette date. |
| N° de sinistre manquant | Complétez le sinistre dans la fiche patient et associez-le à la prescription. |
| Numéros de sinistre différents | Vérifiez le sinistre associé à la prescription. |
| N° AVS manquant | Ajoutez le n° AVS à la fiche patient (obligatoire en LAI et en LAM). |
| N° de décision AI manquant | Ajoutez la décision AI sur la fiche patient, puis sélectionnez-la dans la prescription. |
| GLN assureur inactif | Choisissez le GLN de remplacement proposé, puis cliquez sur Remplacer et envoyer. |
| Cet assureur n’accepte pas le tiers garant. | Passez la facture en tiers payant ou changez d’assureur. |
| Facture privée | Envoyez la facture au patient par e-mail ou par courrier. |
| Configuration MediData incomplète | Connectez MediData dans les paramètres du cabinet. |
Pour chaque contrôle, voir Créer et envoyer une facture LAMal.
Ne créez pas une nouvelle facture pour contourner un refus. Corrigez la facture rejetée, puis cliquez sur Renvoyer. Une deuxième facture pour les mêmes séances risque d’être refusée comme doublon par l’assureur.
Notez le numéro de la facture, son statut, la Référence MediData et le texte du Motif de refus. Ne joignez ni la facture, ni une donnée patient, ni un identifiant secret.